L'intégration Xero vous permet de :
– extraire toutes les factures et devis émis dans le passé et les afficher avec leurs statuts actuels ;
– créer des factures et des devis à partir du compte Teamgate ;
– transférer les détails des clients de Teamgate vers Xero et inversement en un seul clic.
Pour les instructions sur la façon de connecter Xero avec Teamgate, veuillez consulter le lien suivant article.
Lorsque Xero est intégré, vous verrez un bloc de factures Xero vide dans Les cartes Entreprises et Contacts.
Remarque: le bloc des factures Xero n'est pas affiché dans la section Prospects.
1. Comment lier un Client dans Xero avec un Client dans Teamgate ?
Pour que le bloc des factures Xero commence à afficher les factures, vous devez lier le client dans Teamgate avec un client dans Xero :
1.1. Si le client que vous souhaitez lier existe déjà dans Xero – cliquez sur « + » et commencez à rechercher le client > sélectionnez le client dans les résultats de recherche et le client sera lié à Teamgate.
Remarque: N'utilisez pas de guillemets (ex. : « Nom de l'entreprise ») lors de la recherche, car le contact ne sera pas trouvé.
1.2. Si le client n'existe pas dans Xero – cliquez sur « + » et cliquez sur « Créer un client dans Xero ». Le client sera créé dans Xero.
1.3. Si vous recevez le message d'erreur suivant, cela signifie que vous tentez d'ajouter l'entreprise qui existe déjà dans Xero. Pour lier les entreprises, veuillez suivre les instructions décrites à la section 1.1.
2. Quels sont les statuts de la facture et des devis ?
Lorsque l'entreprise est liée – les factures s'affichent selon leurs statuts dans Xero :
Autorisée – une facture qui est Approuvée et En attente de paiement OU partiellement payée ;
Brouillon – une facture Brouillon (défaut);
Soumise – une facture En attente d'approbation ;
Payée – une facture qui est complètement Payée.
Valeur totale – la somme totale de toutes les factures générées dans Xero. S'il y a des factures dans plusieurs devises – la valeur totale sera dans la devise définie comme devise par défaut dans Xero.
Lorsque l'entreprise est liée – les devis s'affichent dans un onglet selon leurs statuts dans Xero :
Statuts des devis : Brouillon, Envoyé, Refusé, Accepté, Facturé.
3. Autres fonctions.
Ouvrez le menu en cliquant sur l'icône des trois points sur le côté droit et sélectionnez l'action que vous souhaitez accomplir.
3.1. Dissocier de Xero – le client ne sera plus lié à Teamgate. Cela peut être utile si les entreprises ont été liées par erreur ou si vous souhaitez lier une autre entreprise.
3.2. Créer un devis.
3.3. Créer un brouillon de facture.
Remplissez les données dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur enregistrer. Plus tard, vous pourrez ouvrir le brouillon de facture dans Xero en cliquant sur le titre de la facture dans le bloc des factures Xero.
Un brouillon de facture peut être créé au moment où l'affaire est remportée. Sélectionnez « oui » dans la ligne « créer une facture Xero » et cliquez sur « Enregistrer »
Remplissez tous les détails et cliquez sur Enregistrer.
3.4. Copier les détails du client vers Xero:
– titre de l'entreprise ou nom et prénom du client ;
– adresse ;
– e-mail ;
– numéro de téléphone.
Veuillez noter : si vous mettez à jour les détails de l'entreprise, les détails des contacts associés ne se mettront pas à jour automatiquement.
3.5. Copier les détails du client depuis Xero:
– titre de l'entreprise ou nom et prénom du client ;
– adresse ;
– e-mail ;
– numéro de téléphone.
Veuillez noter : si vous mettez à jour les détails de l'entreprise, les détails des contacts associés ne se mettront pas à jour automatiquement.
3.6. Ouvrir dans Xero – le brouillon de facture s'ouvrira dans un nouvel onglet.
4. Comment les informations circulent entre Xero et Teamgate ?
Si vous souhaitez mieux comprendre le flux d'informations entre Teamgate (à gauche) pratique Xero (droite), le graphique ci-dessous peut vous donner un aperçu.
Articles connexes :
1. Comment connecter Xero à Teamgate?
2. Comment importer une liste de clients de Xero vers Teamgate ?
3. Comment créer une facture dans Xero après avoir remporté l'affaire?
