Lorsque l'email professionnel est synchronisé, chaque utilisateur de Teamgate qui a la fonctionnalité de boîte de réception Ventes activée pour son rôle utilisateur aura une boîte de réception Ventes dédiée dans Teamgate CRM.
1. Liste des emails
La section Courrier est située dans la barre de navigation supérieure de Teamgate. Si l'utilisateur a des emails non lus, le nombre d'emails non lus s'affichera. Dans cette section, chaque utilisateur voit la liste de ses propres emails divisée en trois onglets : «Boîte de réception », « Envoyés » et « Non lié ». Le menu latéral gauche peut être réduit.
Les utilisateurs sont autorisés à effectuer diverses actions à partir de la vue liste : marquer les emails comme favoris, marquer les emails comme lus/non lus, suivre l'état d'ouverture, supprimer les emails. Toutes les actions effectuées dans la boîte de réception Ventes dans Teamgate se refléteront dans la boîte de réception principale de l'utilisateur (sauf la suppression d'email). Par exemple, si l'utilisateur lit un email depuis Teamgate, l'email sera marqué comme lu dans la boîte de réception principale (Gmail, Yahoo, etc.) également. L'icône spéciale notifie si l'email est associé à une transaction. En cliquant sur l'icône, les informations sur les transactions associées s'affichent. L'état du partage d'email Secret ou Privé est également affiché dans la liste.
1.3. Cliquez sur « Choisir un modèle » et sélectionnez le modèle dans l'onglet
1.1. Boîte de réception affiche les emails qui répondent aux conditions suivantes :
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l'email est lié à un prospect, une personne, une entreprise ou une transaction ;
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l'email est reçu dans la boîte de réception de l'utilisateur Teamgate ;
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l'état de l'email est « entrant ».
1.2. Envoyés affiche les emails qui répondent aux conditions suivantes :
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l'email est lié à un prospect, une personne, une entreprise ou une transaction ;
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l'email est envoyé depuis la boîte de réception de l'utilisateur Teamgate ;
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l'état de l'email est « sortant ».
1.3. Non lié affiche les emails qui répondent aux conditions suivantes :
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l'email n'est pas lié à un prospect, une personne, une entreprise ou une transaction ;
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l'email est envoyé/reçu depuis la boîte de réception de l'utilisateur Teamgate ;
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l'état de l'email est « entrant » ou « sortant ». Les emails ici ne sont pas divisés selon leur état.
1.4. Recherche est située dans le menu en haut à droite et permet de rechercher des emails selon les critères suivants :
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Sujet ;
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Contenu ;
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Adresse email de l'expéditeur ;
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Adresse email du destinataire (À ; CC ; Cci)
La recherche retourne les résultats par mots-clés détaillés, par exemple « Invitation à la réunion » ainsi que par mots-clés partiels, par exemple @teamgate.com
1.5. Suivez le taux d'ouverture de vos emails, le taux de clic sur les liens, le taux de réponse.
2. Contenu de l'email.
Toutes les informations relatives à l'email sont affichées. L'utilisateur propriétaire de l'email ne peut que l'afficher en aperçu. Lorsque l'email est ouvert, l'état change automatiquement en « lu ». L'état d'ouverture de l'email est affiché au bas de l'email.
2.1. En-tête de l'email.
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Retour bouton. En cliquant dessus, vous êtes redirigé vers la vue de la boîte de réception. Si l'email a été ouvert depuis une autre section que la vue Courrier principale, l'utilisateur sera redirigé vers la première section de Teamgate, par exemple « Prospects ».
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La ligne d'objet de l'email.
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État du partage d'email. L'état peut être modifié manuellement en « Public », « Secret » ou « Privé ».
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Bouton Favori . Chaque email peut être marqué comme favori. Si l'email est marqué comme favori dans Teamgate, l'email sera marqué comme favori dans la boîte de réception principale, et vice versa. Il peut y avoir un délai d'environ 2 minutes avant que l'état des favoris change dans les deux boîtes de réception.
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Supprimer bouton. Chaque email peut être supprimé de la boîte de réception Teamgate. Si l'email est supprimé dans Teamgate, l'email ne sera pas supprimé de la boîte de réception principale.
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Marquer comme non lu bouton. Lorsque vous cliquez dessus, il change le statut de l'e-mail à « non lu » et redirige l'utilisateur vers la vue principale Mail. Si l'e-mail est marqué « non lu », le statut de l'e-mail changera également dans la boîte de réception principale. Le changement de statut dans la boîte de réception principale ne sera pas reflété dans la boîte de réception Teamgate.
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Propriétaire icône. L'utilisateur du système qui est l'expéditeur ou le destinataire de l'e-mail.
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Statut de suivi (ouvertures d'e-mails). L'utilisateur peut suivre combien de fois et quand l'e-mail a été lu. Cette fonctionnalité fonctionne si l'e-mail est envoyé depuis la boîte de vente uniquement.
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Statut de clic sur le lien. L'utilisateur peut suivre combien de fois et quand le lien inclus dans l'e-mail a été ouvert.
2.2. Contenu de l'e-mail.
Le contenu original de l'e-mail avec les informations sur l'expéditeur et le destinataire (À ; Cc ; Bcc). Les adresses e-mail ajoutées à la ligne Bcc seront visibles si le statut de l'e-mail est « envoyé ».
Tous les e-mails peuvent être répondus et transférés.
Répondre – lorsque vous cliquez dessus, il ouvre l'écran pour composer un e-mail.
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Dans le champ «À» l'e-mail de l'expéditeur est copié. Des adresses e-mail supplémentaires peuvent être ajoutées aux champs Cc et/ou Bcc manuellement.
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Le champ Objet copie l'objet de l'e-mail original avec le préfixe «Rép. :».
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Le contenu original de l'e-mail est copié et placé dans la vue d'édition de l'e-mail.
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Les pièces jointes ne sont pas copiées et peuvent être ajoutées manuellement.
Répondre à tous – lorsque vous cliquez dessus, il ouvre l'écran pour composer un e-mail.
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Dans le champ «À» l'e-mail de l'expéditeur est copié.
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Le champ « Cc » copie tous les expéditeurs/destinataires de l'e-mail original.
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Le champ Objet copie l'objet de l'e-mail original avec le préfixe «Rép. :».
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Le contenu original de l'e-mail est copié et placé dans la vue d'édition de l'e-mail.
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Les pièces jointes ne sont pas copiées et peuvent être ajoutées manuellement.
Transférer – lorsque vous cliquez dessus, il ouvre l'écran pour composer un e-mail.
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Le champ Objet copie l'objet de l'e-mail original avec le préfixe «Tr. :».
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Le contenu original de l'e-mail est copié et placé dans la vue d'édition de l'e-mail.
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Les pièces jointes de l'e-mail original sont incluses.
2.3. Associations d'e-mails avec d'autres sections de Teamgate
2.3.1. Transactions
Le bloc Transactions affiche les transactions associées à l'e-mail. Les transactions sont divisées selon le statut de la transaction « Active », « Remportée », « Perdue » ou « Reportée ». En cliquant sur le titre de la transaction, l'utilisateur est redirigé vers la fiche correspondante de la transaction.
Ce bloc apparaît dans les onglets « Boîte de réception » et « Envoyé » de la section Mail.
2.3.2. Contacts associés
Dans les onglets « Boîte de réception » et « Envoyé », le bloc des contacts associés affiche tous les contacts (prospects, personnes, sociétés) auxquels l'e-mail est lié.
Dans l'onglet « Non lié », l'option de créer un prospect ou une personne est proposée. En cliquant sur les boutons « Ajouter un prospect » ou « Ajouter une personne », le nouveau prospect/personne est créé et l'utilisateur est redirigé vers la fiche correspondante du prospect/personne. Les e-mails associés au contact nouvellement créé sont déplacés de l'onglet « Non lié » à « Boîte de réception » ou « Envoyé ». Il est également possible de lier une adresse e-mail à un prospect ou une personne existante en cliquant sur le bouton de la liste déroulante.
2.3.3. Fichiers
Toutes les pièces jointes de l'e-mail sont affichées dans le bloc Fichiers. Les pièces jointes de l'e-mail sont automatiquement ajoutées à la section Fichiers.
3. Comment composer un nouvel e-mail ?
Pour commencer à composer un nouvel e-mail, accédez à la section Mail > cliquez sur Composer.
Les e-mails peuvent être personnalisés en ajoutant des modèles d'e-mail prédéfinis, signature et des champs personnalisés qui extraient les informations des prospects, des personnes, des sociétés ou des transactions.
