Si vous souhaitez voir tout votre historique de communication en un seul endroit (appels, événements, réunions et même des copies d'e-mails que vous avez envoyés ou reçus), nous avons une solution pour vous!
La Teamgate Le système vous permettra de joindre des copies d'e-mails envoyés et reçus dans les fiches de prospects, entreprises, contacts et transactions.
Remarque: Cette fonctionnalité transfère simplement les e-mails de votre boîte de réception à Teamgate en ajoutant automatiquement l'adresse de transfert d'e-mail aux lignes Cc ou Cci lors de la composition de l'e-mail. Les e-mails sont envoyés à partir de votre programme de messagerie (Gmail, Office365, Outlook).
Entreprise Les utilisateurs du forfait peuvent envoyer des e-mails directement à partir de Teamgate CRM en connectant leur serveur de messagerie. Pour en savoir plus, veuillez consulter ces articles: Synchronisation de tout fournisseur de messagerie sauf Gmail; Synchronisation de Gmail.
1. Comment les e-mails s'attachent-ils au système? Que faut-il faire pour joindre des copies d'e-mails à Teamgate?
Le système est basé sur plusieurs conditions:
1.1. Entrez l'adresse e-mail du client dans Teamgate CRM. Lors de l'envoi d'un e-mail au destinataire, son adresse e-mail doit être dans le système Teamgate (c'est-à-dire, dans la fiche de prospect, entreprise ou contact);
1.2. Envoyez l'e-mail à partir de l'adresse e-mail que vous utilisez pour vous connecter à Teamgate. Si vous envoyez des e-mails à partir d'une autre adresse e-mail, ajoutez cette adresse e-mail comme adresse e-mail supplémentaire.
Lorsque le transfert automatique est configuré, l'adresse de transfert d'e-mail de votre compte Teamgate sera automatiquement ajoutée aux lignes Cc/Cci lors de la composition de l'e-mail. Veuillez noter que l'option d'ajout de l'adresse de transfert d'e-mail à Cc (visible) ou Cci (masqué) dépend uniquement du programme de messagerie que vous utilisez. Certains fournisseurs de messagerie ou versions ne supportent pas le transfert automatique d'e-mail via Cci.
1.3. Ajustez les paramètres de votre programme de messagerie. Configurez le transfert automatique d'e-mail (pour les e-mails entrants) et Cci/Cc (pour les e-mails sortants) dans vos paramètres de messagerie. (Voir la section 2 de cet article).
1.4. Teamgate ne joint pas les e-mails envoyés entre les utilisateurs de Teamgate.
1.5. Si l'e-mail contient des fichiers joints, il sera également enregistré dans le système.
Remarque: Les fichiers (pièces jointes) ajoutés à l'e-mail sont également joints. La taille de l'e-mail et des pièces jointes ne doit pas dépasser 25 Mo. Les e-mails plus volumineux pourraient être perdus et ne seront pas joints.
2. Comment les copies d'e-mails s'attachent-elles aux fiches de Prospects, Contacts, Entreprises, Transactions?
2.1. Les informations indiquant où l'e-mail particulier est joint dans le système sont visibles en haut de l'e-mail.
Si vous souhaitez joindre la copie de l'e-mail à d'autres fiches de contact, cliquez sur le bouton modifier dans le coin inférieur droit (icône de crayon)
Cliquez + ASSIGNER L'ENREGISTREMENT et commencez à rechercher des contacts > cliquez sur ENREGISTRER pour appliquer les modifications.
2.2. Par défaut, les e-mails sont joints selon la logique expliquée ci-dessous:
Prospects – toute communication par e-mail avec les prospects sera jointe uniquement à la fiche de prospect.
Personnes – l'historique de communication avec un contact dans la section Contacts apparaîtra dans::
-
Fiche de contact;
-
Fiche d'entreprise – si l'entreprise est ajoutée comme contact associé;
-
Fiche de transaction – si le contact de la section Contacts est ajouté comme acheteur et qu'il y a une seule transaction active associée à ce contact particulier dans la section Contacts. Dans ce cas, s'il y a plus d'une transaction active, l'e-mail ne sera joint à aucune transaction.
Entreprises – l'historique de communication avec une Entreprise apparaîtra dans:
-
Fiche d'entreprise;
-
Fiche de transaction - si l'Entreprise est ajoutée comme acheteur à la transaction et qu'il y a une seule transaction active associée à cette Entreprise particulière. Dans ce cas, s'il y a plus d'une transaction active, l'e-mail ne sera joint à aucune transaction.
Transactions – tous les e-mails envoyés à l'adresse e-mail de l'acheteur seront également joints à la fiche de transaction. Si l'acheteur a plusieurs transactions actives associées, les e-mails ne seront pas joints à la fiche de transaction. Dans ce cas, les e-mails peuvent être envoyés/transférés à l'adresse e-mail qui se trouve dans la fiche de transaction.
La logique par défaut de la façon dont les e-mails sont joints aux fiches de transaction peut être modifiée dans le paramètres. Vous pouvez y choisir si vous souhaitez joindre les e-mails à toutes les transactions actives, à la transaction la plus récente ou ne pas joindre les e-mails du tout.
3. Comment ajuster les paramètres dans le programme de messagerie?
Tout d'abord, vous devez copier l'adresse de transfert d'e-mail de votre compte Teamgate en suivant ces étapes:
Cliquez sur l'icône situé en haut à droite, puis cliquez sur Mon Profil > Paramètres de messagerie > Intégration de messagerie.
3.1. Pour joindre les e-mails entrants, demandez à la personne qui gère votre serveur de messagerie d'ajouter l'adresse de transfert de Teamgate à la messagerie de chaque utilisateur afin que vos e-mails entrants soient automatiquement joints à la fiche de prospect/entreprise/contact.
3.2. Pour joindre les e-mails que vous envoyez, demandez à la personne qui gère votre serveur de messagerie d'ajouter l'adresse de transfert de Teamgate à la messagerie de chaque utilisateur afin que vos e-mails envoyés soient automatiquement joints à la fiche de prospect/entreprise/contact.
4. Que faire si les copies d'e-mails ne sont pas jointes?
Voici quelques points à garder à l'esprit :
4.1. Veuillez confirmer que l'adresse ajoutée en CC est correcte.
4.2. Déterminez si vous envoyez un email depuis la même adresse email avec laquelle vous vous connectez à votre compte Teamgate. Si vous envoyez un email depuis un compte email supplémentaire, ajoutez cet email à votre profil en tant qu'adresse email supplémentaire. Mon profil > emails supplémentaires > enregistrer.
4.3. L'adresse email du client est-elle dans le système ? Est-elle correcte ?
4.4. Si vous recherchez une copie email de la carte de visite de l'entreprise, vérifiez s'il y a une copie dans la carte de contact.
