Parfois, lors de la gestion d'une base de données contenant des dizaines, des centaines ou même des milliers de contacts et d'entreprises dans un CRM, vous êtes susceptible de vous retrouver avec des doublons. Cela peut être frustrant car vous pourriez avoir des informations cruciales stockées sur le profil d'un contact, mais pas sur un autre, même s'il s'agit en réalité de la même personne.
1. Comment le système avertit-il des doublons ?
Avec Teamgate, vous serez averti lors de la saisie d'un contact qui correspond aux informations d'un contact existant, et vous pouvez rapidement trouver et fusionner tous les contacts en double afin de conserver toutes les informations que vous avez saisies sans avoir à rechercher plusieurs contacts et entreprises.
Lors de la création d'une nouvelle piste, le système avertit que la nouvelle entrée pourrait être un doublon :
Pour trouver facilement tous les enregistrements en double, utilisez l'option de filtrage
2. Comment les doublons sont-ils reconnus ?
Après l'importation de données ou simplement en travaillant avec le système Teamgate, des doublons de pistes peuvent apparaître dans votre base de données. Tous les doublons sont identifiés selon les critères suivants :
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Nom de l'entreprise/personne identique (identique signifie le même. Par exemple, s'il y a deux pistes, « Teamgate Ltd » et « Teamgate, Ltd » – ce ne sont pas des noms identiques et donc pas des doublons) ;
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Numéro de téléphone identique ;
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Adresse e-mail identique ;
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Code d'entreprise identique ;
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Code TVA identique.
Si l'un de ces critères est satisfait, les pistes ou les entreprises/personnes seront identifiées comme des enregistrements en double et le système vous conseillera de prendre des mesures.
Remarque: après l'importation de données – le système commence à vérifier les doublons. Ce processus peut durer jusqu'à un jour et dépend du nombre d'enregistrements importés.
3. Comment fusionner les doublons ?
Pour fusionner les doublons, cliquez sur la bulle rouge et choisissez l'action suivante :
3.1. Sélectionnez « Fusionner ». Cela laissera uniquement l'enregistrement auquel vous connectez la duplication. Tous les détails, l'historique de communication, les personnes de contact seront connectés à l'entreprise principale. Les champs multi-options (balises, sélection multiple, type de champs personnalisés à case à cocher, adresses, e-mails) stockeront les informations des deux enregistrements après la fusion. Les champs à valeur unique (Secteur d'activité, source, champ personnalisé à sélection unique, etc.) stockeront les informations du contact principal uniquement. L'entreprise principale est celle où vous cliquez sur la bulle.
3.2. Sélectionnez « Pas un doublon », si les entrées données ne sont pas des doublons. Par exemple, s'il s'agit de succursales d'entreprise ayant le même code d'entreprise ou si les données correspondantes sont appropriées et ordonnées.
Remarque: Les pistes peuvent être des doublons avec les entreprises ou les personnes, cependant Teamgate CRM ne permet pas de fusionner les enregistrements qui se trouvent dans une section différente. Pour fusionner une piste avec une entreprise ou une personne –convertir la piste en premier.
