Teamgate CRM vous permet d'importer facilement une base de données clients à partir d'autres sources, telles que des fichiers XLSX, CSV, vCARD, ou d'autres applications tierces, y compris LinkedIn, Outlook, Carnet d'adresses Mac, Google Contacts.

L'importation de base de données se compose de deux parties :

1. Préparation du fichier d'importation :

• Quels champs peuvent être importés ?

• Montrez-moi un exemple de fichier approprié

• Comment puis-je ajouter des détails à une entreprise ou à des contacts ?

• Mes contacts ont plusieurs adresses e-mail ou numéros de téléphone

• L'entreprise compte plusieurs contacts au sein de l'entreprise

• Puis-je filtrer mes contacts par ville après l'importation de mon fichier ?

• Comment distinguer les contacts chargés de ceux existants dans Teamgate ?

• Comment puis-je importer des données spécifiques à mon propre usage ?

2. Associer les champs de votre base de données aux champs de Teamgate.

• Comment annuler l'importation ?

1. Préparation du fichier d'importation

La base de données doit respecter nos conditions de téléchargement pour s'afficher correctement une fois téléchargée.

Les fichiers appropriés importés peuvent être dans 2 formats différents :

• CSV (Valeurs séparées par des virgules, 50 000 lignes peuvent être téléchargées)

• XLSX (Format Excel plus récentt, 150 000 : nombre de colonnes)

Exemple : Votre fichier XLSX a 25 colonnes. Pour savoir combien de lignes seront importées en utilisant la formule : 150 000 : 25 = 6 000. Vous pouvez télécharger 6 000 lignes vers Teamgate.

Il convient de noter que d'autres formats sont ne pas disponibles. L'option la plus simple et la plus populaire est d'importer des fichiers XLSX en raison du fait que la majorité des utilisateurs ont des programmes MS Office. Si votre fichier est exporté à partir d'un système différent, ce sera très probablement un format CSV standard.

Nous recommande d'importer un petit sous-ensemble de données en tant qu'exemple pour tester l'outil d'importation afin de déterminer comment vos données apparaîtront dans Teamgate.

Quels champs peuvent être importés ?

Votre fichier doit être rigoureusement organisé avec toutes les données placées dans les bonnes cellules. Distribuez toutes les données dans les colonnes appropriées : Nom et prénom dans une colonne « nom » ; le pays dans la colonne « pays » ; l'adresse dans la colonne « adresse », etc.

Les champs obligatoires sont Nom de l'entreprise ou du contact.

Teamgate prend en charge les colonnes de données standard suivantes :

• Nom de la personne (Nom et prénom dans une cellule)

• Nom de l'entreprise

• Date de naissance

• Code entreprise

• Propriétaire (Responsable du client)

• Titre professionnel du contact

• Code personnel

• Code TVA

• E-mail (Professionnel, personnel, service, facultatif)

• Numéro de téléphone (Professionnel, mobile, fax, domicile, facultatif)

• Référence (Site Web, Twitter, Blog, Facebook, LinkedIn, URL supplémentaires, Skype)

• Adresse (adresse, ville, code postal, pays)

• Groupes (type, source, statut d'activité)

• Description

• Chiffre d'affaires

• Nombre d'employés

• Sexe

• État/Province

• Balises

• Champs personnalisés

REMARQUE 1 : Veuillez séparer votre adresse, ville, code postal et pays. Les noms et prénoms doivent figurer dans une seule colonne.

REMARQUE 2 : Si vous souhaitez importer uniquement les pays ou les villes, veuillez ajouter la colonne d'adresse et la laisser vide. Votre pays sera lié correctement.

REMARQUE 3 : Si vous avez plus d'enregistrements, il n'est pas nécessaire de les supprimer, appuyez simplement sur « X » lors de l'importation vers Teamgate.

REMARQUE 4 : Si vous n'assignez pas un propriétaire/utilisateur – les responsables d'une Entreprise/Contact particulière – alors le propriétaire sera la personne qui a importé le fichier.

Montrez-moi un exemple de fichier correct !

Comment puis-je ajouter des détails à une entreprise ou à des contacts ?

Vous pouvez choisir la manière dont vous souhaitez assigner des détails (téléphone, email, etc.) à l'entreprise ou aux contacts individuels (personnes) au sein de l'entreprise. Si les détails sont différents ou doivent être assignés au contact et à l'entreprise, il vous suffit d'avoir deux colonnes dans votre fichier d'importation (par exemple, numéro de téléphone de l'entreprise et numéro de téléphone du contact). Faites simplement correspondre les champs de votre fichier aux champs de Teamgate.

Mes contacts ont plusieurs adresses e-mail ou numéros de téléphone

Les adresses email supplémentaires et les numéros de téléphone alternatifs doivent figurer dans des colonnes séparées de votre fichier de données source. Lors de l'importation, la page d'aperçu vous permettra de mapper ces colonnes importées aux champs de l'application.

L'Entreprise a plusieurs Contacts au sein de l'entreprise

Copiez le nom de l'entreprise dans autant de cellules que vous avez de contacts liés à cette entreprise. Vous n'avez pas besoin de répéter les détails de l'entreprise.

Puis-je filtrer mes contacts par ville après l'importation de mon fichier ? La ville se trouve dans le même champ que l'adresse, le pays et le code postal.

Malheureusement, vous ne pouvez pas. La ville, le code postal, le pays et l'adresse doivent figurer dans des champs séparés. L'importation de ces éléments individuellement dans des champs séparés est le seul moyen de filtrer correctement toutes les données. Si les données sont importées correctement dans des champs séparés, vous pourrez puis filtrer par ville.

Comment distinguer les contacts chargés de ceux déjà existants dans Teamgate ?

Voici quelques recommandations :

1. Tout d'abord, créez une nouvelle balise dans Teamgate : Paramètres > Personnalisations > Balises. Sélectionnez « Balises de contact » et « Nouvelle balise ». Vous pouvez définir le titre que vous souhaitez.

2. Ajoutez une nouvelle colonne « Balises » dans votre fichier d'importation.

3. Chaque entreprise ou contact doit avoir une balise avec le titre de l'étape 1.

4. Faites correspondre votre colonne de balises aux champs « Balise » dans Teamgate.

5. Si les données sont importées correctement avec les balises, vous pourrez alors filtrer par balises.

Comment puis-je importer des données spécifiques à mon propre usage ?

BALISES, TYPES, SECTEURS D'ACTIVITÉ, SOURCES

Ces champs peuvent être créés avant en important votre fichier dans le système. Si vous ne souhaitez pas créer ces champs avant l'importation du fichier, ces champs seront créés automatiquement lors de l'importation du fichier.

Appuyez sur l'icône avec vos identifiants > Paramètres > Personnalisation > Sélectionnez : Balises ; Sources ; Secteurs d'activité ; Champs personnalisés ; Statuts.

EXEMPLE : BALISES

Paramètres > Personnalisation > Balises > Ajouter nouveau

Après avoir créé des balises dans Teamgate et lors du processus d'importation du fichier, sélectionnez où vous souhaitez que les balises apparaissent ; Champs personnels ou Champs d'entreprise.

Enfin, faites correspondre les champs de votre fichier aux champs de Teamgate.

NOTE : Cliquez sur « ... » dans le coin inférieur droit > appuyez sur « assigner automatiquement ». Si le nom du champ est exactement le même, le système les fera correspondre automatiquement. Sinon, vous pouvez effectuer cette action manuellement : faites glisser le champ de gauche vers le champ correspondant à droite et déposez-le.

CHAMPS PERSONNALISÉS

1. Exemple : Imaginez que vous ayez besoin d'un champ où vous pourriez indiquer les clients qui ont acquis des tickets pour un séminaire particulier. Allez à Paramètres > Personnalisation > Champs personnalisés et créez un champ nommé « Séminaire », qui stockera ces données après l'importation. Les champs personnalisés peuvent être créés pour les Entreprises, les Personnes ou les Opportunités, assurez-vous donc de sélectionner la section correcte.

2. Vous pouvez créer des champs supplémentaires directement à partir de la page d'aperçu d'importation en utilisant le bouton dédié.

Pour plus d'informations, consultez l'article : Comment créer et modifier des champs personnalisés?

2. Associer les champs de votre base de données aux champs de Teamgate.

Comment faire correspondre les valeurs ?

Voici les étapes de base que vous devrez suivre :
2. Allez à Configuration > Importation, sélectionnez votre fichier (parcourir) et cliquez sur « Importer ».
3. Faites correspondre les champs de votre fichier aux champs de Teamgate.
4. Terminez l'importation.

Liez tous les champs système à votre liste de champs de fichier téléchargés – choisissez simplement dans la liste déroulante. Si vous ne souhaitez pas importer certaines colonnes de votre fichier, définissez-la comme non marquée (décochez).

Après que toutes ces étapes soient terminées, appuyez sur le bouton Importer.

Comment annuler l'importation ?

Après l'importation, vérifiez si toutes les données sont dans le bon ordre. Si vous remarquez une divergence au cours des 48 heures suivantes, vous pouvez annuler l'importation. Paramètres > Migration de données > Historique d'importation > Annuler l'importation.

L'historique d'importation affichera les 30 dernières importations.