1. Préparez votre compte Gmail pour l'intégration :

1.1. Configurez la vérification en 2 étapes pour votre compte Google si vous ne l'avez pas déjà fait. (Recommandé) Guide étape par étape ici.

Pour les comptes Gmail personnels : Si vous ne souhaitez pas configurer la vérification en 2 étapes – activez l'accès pour les applications moins sécurisées sur votre compte Gmail. Guide étape par étape ici.

1.2. Activez IMAP sur votre compte Gmail. Guide étape par étape ici.

1.3. Cliquez sur le Courrier icône sur la barre de navigation supérieure > cliquez sur CONNECTEZ VOTRE EMAIL bouton. S'il y a déjà des e-mails liés à des contacts (la fonctionnalité Smart Bcc a été utilisée), ces e-mails seront également listés dans la section Courrier. Dans ce cas, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et le système vous redirigera vers Mes paramètres de profil. Vous pouvez également accéder à Mon Profil > Paramètres d'email > L'intégration des e-mails > sélectionnez Gmail (G-Suite) ou Gmail (version gratuite).

2. Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe spécial et lancez la synchronisation des e-mails :

2.1. À l'étape suivante, entrez :

-votre adresse e-mail

-mot de passe d'application sécurisé généré nouveau

Pour créer un mot de passe d'application pour l'intégration comme expliqué ici:

Si les paramètres IMAP ou SMTP ne correspondent pas aux paramètres prédéfinis – entrez celui qui correspond aux paramètres de votre boîte aux lettres. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur ENREGISTRER.

2. Spécifiez si vous souhaitez synchroniser les e-mails historiques ?

Remarque : cette option n'est disponible que pour la première synchronisation d'e-mails et ne peut pas être modifiée ultérieurement.

2.1. Lorsque l'e-mail est connecté, le système lancera la synchronisation de tous vos e-mails. Ces préférences peuvent être modifiées en sélectionnant le point de départ à partir duquel synchroniser les e-mails historiques. Si « maintenant » est sélectionné – aucun e-mail historique ne sera synchronisé avec Teamgate, seulement les nouveaux e-mails. Les options disponibles sont répertoriées ci-dessous :

• Maintenant ;

• il y a 1 mois ;

• il y a 3 mois ;

• il y a 6 mois.

Remarque: Selon le volume des e-mails – le processus pourrait durer jusqu'à un jour ou plus pour synchroniser tous les e-mails historiques.

3. Contrôlez les e-mails à synchroniser : tous les e-mails ou e-mails provenant de certains dossiers uniquement.

3.1. Chaque utilisateur peut choisir de synchroniser tous les e-mails avec la boîte de réception Ventes ou uniquement à partir de dossiers ou d'étiquettes spécifiques. L'utilisateur peut sélectionner autant d'étiquettes que nécessaire. Ces préférences peuvent être modifiées ultérieurement.

• Tous les e-mails seront synchronisés avec Teamgate ;

• Seuls les e-mails avec certaines étiquettes seront synchronisés avec Teamgate.

4. Choisissez comment les e-mails s'attachent aux transactions actives.

4.1. Chaque utilisateur peut choisir comment les e-mails doivent être attachés aux transactions. Par défaut – tous les e-mails envoyés à l'adresse e-mail de l'acheteur* seront attachés à la fiche de transaction également (s'il n'y a qu'une seule affaire active associée à un acheteur). Si l'acheteur a plusieurs transactions actives qui lui sont associées – les e-mails ne s'attacheront pas à la fiche de transaction par défaut.

Lorsque l'acheteur a plus d'une transaction associée, vous pouvez choisir comment attacher les e-mails aux transactions :

• Ne pas assigner – si l'acheteur a plus d'une transaction active – les e-mails ne seront attachés à aucune de ces transactions.

• Transaction active la plus récente – si l'acheteur a plus d'une transaction active – tous les e-mails seront attachés uniquement à la transaction la plus récemment créée.

• Toutes les transactions actives – si l'acheteur a plus d'une transaction active – les e-mails seront attachés à toutes les transactions actives.

* L'acheteur est une entreprise ou une personne à laquelle la transaction est liée. Si l'acheteur est une personne – les e-mails envoyés/reçus à l'adresse e-mail ajoutée au profil de l'acheteur s'attachent également à la transaction active. Lorsque la transaction est liée à une entreprise – les e-mails reçus à l'adresse e-mail ajoutée au profil de l'entreprise et les e-mails envoyés/reçus aux contacts associés s'attachent à la transaction active également.

Remarque : ces paramètres ne affectent pas les préférences des autres utilisateurs.

Pour plus d'informations, veuillez consulter cet article : modifier la logique par défaut de la façon dont les e-mails s'attachent aux transactions actives.

5. Sélectionnez le partage d'e-mail par défaut.

5.1. Chaque utilisateur peut choisir comment les e-mails attachés aux Prospects, Personnes, Entreprises ou Transactions seront partagés et visibles dans l'historique de communication. Le statut de partage d'e-mail sera appliqué uniquement à tous les nouveaux e-mails et n'affectera pas le statut de partage d'e-mail des e-mails existants. Le statut peut être ajusté pour chaque e-mail individuellement. Les statuts disponibles sont les suivants :

• Partagez toutes mes conversations d'e-mails liées avec d'autres personnes de mon entreprise – tous les e-mails attachés aux Prospects, Personnes, Entreprises et Transactions seront visibles aux autres utilisateurs ;

• Garder toutes mes conversations secrètes – les autres utilisateurs verront les informations suivantes sur l'e-mail : expéditeur, destinataire et date/heure. Le contenu de l'e-mail sera masqué.

• Garder toutes mes conversations privées – les autres utilisateurs ne verront aucune information sur l'e-mail dans l'historique de conversation. Remarque : ce paramètre peut être restreint pour des rôles d'utilisateur particuliers.

6. Choisissez si vous souhaitez synchroniser les e-mails qui ne sont pas liés aux contacts et aux transactions.

6.1. Par défaut, seuls les e-mails liés aux prospects, contacts, entreprises ou transactions sont synchronisés. Les e-mails sont considérés comme liés lorsque l'adresse e-mail de l'expéditeur ou du destinataire est entrée dans la fiche contact dans Teamgate CRM. Tous les autres e-mails sont considérés comme non liés. Pour activer la synchronisation d'e-mails non liés – déplacez le curseur vers la droite. Si vous souhaitez que les e-mails historiques soient synchronisés – cette action doit être effectuée avant de connecter votre boîte de réception.

Lorsque la synchronisation des e-mails non liés est activée avant la synchronisation – tous les e-mails non liés apparaîtront dans l'onglet « Non liés » de la section Mail. Si le paramètre est activé après le lancement de la synchronisation – seuls les e-mails futurs seront synchronisés vers le dossier Non liés. Ces e-mails ne seront visibles que pour l'utilisateur propriétaire de ces e-mails. De plus, il sera possible de créer facilement de nouveaux contacts directement à partir de cette section.

6. Déconnexion de la synchronisation d'e-mails.

Pour déconnecter la synchronisation d'e-mails, accédez à Mon profil > Paramètres d'e-mail > cliquez sur Déconnecter

Remarque : il sera possible de reconnecter le même compte e-mail après 3 jours seulement. Avant cela, le compte reconnecté ne sera pas synchronisé.

Remarque: La communication e-mail entre les utilisateurs du compte Teamgate – ne s'affiche pas dans la boîte de réception commerciale.