Mettre à jour précédemment données importées ou données saisies manuellement avec une nouvelle information en masse en important un nouveau fichier .csv ou xlsx. Lors de l'import, les données peuvent être mises à jour en faisant correspondre : ID d'entrée, Nom et prénom, Code personnel, Numéro d'enregistrement, Code TVA ou Nom de l'entreprise dans le CRM à l'ID d'entrée, Numéro d'enregistrement, Code TVA ou Nom de l'entreprise dans le fichier d'import

Remarque: La fonctionnalité de mise à jour en masse des données est disponible pour Plan Entreprise utilisateurs uniquement.

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1. Comment préparer un fichier d'import pour mettre à jour les données ?

1.1. Exportez d'abord les données du CRM ou créez un nouveau fichier avec une valeur correspondante incluse.

La meilleure façon est de exporter vos données à partir de la section Entreprises, Personnes ou Prospects d'abord, puis mettre à jour le fichier avec les nouvelles informations. En exportant les données, vous serez assuré que les valeurs de correspondance seront uniques et lors de la mise à jour – les enregistrements corrects seront mis à jour avec les nouvelles informations. Si vous préparez un nouveau fichier – assurez-vous que les valeurs de correspondance sont exactement les mêmes que celles saisies dans le CRM. Pour en savoir plus sur la façon de préparer le fichier pour l'import, cliquez ici.

Si l'option d'export et de mise à jour du fichier exporté est choisie – il est fortement recommandé de supprimer toutes les colonnes indésirables du fichier et de ne laisser que les colonnes avec la valeur de correspondance et celles qui doivent être mises à jour. Cela fera gagner du temps lors du téléchargement du fichier vers Teamgate.

1.2. Valeurs de correspondance.

Le fichier d'import doit inclure l'un des champs de correspondance mentionnés ci-dessus afin de mettre à jour les enregistrements d'entreprises existants avec de nouvelles informations.

ID d'entrée – lors de l'export du fichier à partir du CRM, l'ID d'entrée sera inclus dans le fichier et se trouvera dans la première colonne du fichier. Alternativement, l'ID d'entrée peut être vu à la fin du lien quand la fiche d'enregistrement est ouverte.

Nom et prénom – le nom du prospect ou de la personne. Assurez-vous que l'orthographe est identique à celle saisie dans le CRM.

Nom de l'entreprise – le titre de l'entreprise saisi dans le CRM. Assurez-vous que l'orthographe est identique à celle saisie dans le CRM.

Code personnel – numéro d'identification personnelle de la personne saisi dans le champ dédié Numéro d'identification personnelle.

Numéro d'enregistrement – numéro d'enregistrement de l'entreprise saisi dans le champ dédié NUMÉRO D'ENREGISTREMENT.

Code TVA – code TVA de l'entreprise saisi dans le champ dédié CODE TVA.

1.3. Incluant de nouvelles informations dans le fichier d'import pour la mise à jour.

Il est possible d'ajouter de nouveaux champs pour mettre à jour les enregistrements existants ou modifier les informations existantes et mettre à jour les enregistrements.

Pour mettre à jour les enregistrements avec de nouvelles informations, créez une nouvelle colonne dans votre fichier d'import. Si la nouvelle information est un champ personnalisé sélectionnable (Sélection simple, Sélection multiple, Case à cocher) – créez le champ personnalisé dans le CRM avant l'import. Pour plus d'informations sur la façon de créer un champ personnalisé, cliquez ici.

1.4. Mise à jour des valeurs de champs existants dans le CRM.

Pour mettre à jour les champs existants (tag, email, téléphone, code d'entreprise, champ personnalisé, etc.) – créez un nouveau champ portant le même titre que le champ dans le CRM ou modifiez la colonne dans le fichier exporté à partir du CRM.

Remarque: Les informations seront réécrites ou fusionnées selon le type de champ qui est mis à jour.

Champs à valeur unique. Si le champ n'a qu'une seule valeur unique pour par exemple Nom de l'entreprise, Code TVA, Numéro d'enregistrement, Champs personnalisés (Texte standard, Nombres, Valeur en devises, Date, texte long, URL), champs d'adresse – après l'import – ces champs seront remplacés par les nouvelles informations du fichier d'import. Par exemple, l'entreprise a été assignée avec le numéro d'enregistrement 1245 et le fichier d'import contenait le numéro d'enregistrement 45677 – après la mise à jour, le champ numéro d'enregistrement sera remplacé par le numéro d'enregistrement 45677.

Champs à valeurs multiples. Si le champ a plusieurs valeurs pour par exemple numéro de téléphone, email, tags, liens (URL), Champs personnalisés (Sélection multiple, Case à cocher) – après l'import – les nouvelles informations seront ajoutées en plus à ces champs. Par exemple, l'entreprise a été assignée avec un tag A et le fichier d'import contenait les tags B, C et D – après la mise à jour, le champ tag aura 4 tags – A, B, C, D.

Exemples des champs :

Champs personnalisés.

Étiquettes.

Avant la mise à jour	Mise à jour après import
Aucune étiquette ou étiquettes actuelles	Ajoute des étiquettes supplémentaires à partir du fichier d'importation

Adresses. Remplace les informations d'adresse existantes par de nouvelles informations. Il est possible de mettre à jour uniquement la ligne d'adresse ou la ville. Veuillez noter : la ligne d'adresse, la ville, le code postal, l'État et le pays doivent être dans des colonnes séparées dans le fichier d'importation.

Adresse d'origine
Modification de la ligne d'adresse	1123 Street Christophers Place London, Mississippi, W1U 1NJ United Kingdom
Modification Ville	15 St. Christophers Place Wales, Mississippi, W1U 1NJ United Kingdom
Modification Pays	15 St. Christophers Place London, Mississippi, W1U 1NJ United States of America
Modification Code postal	15 St. Christophers Place London, Mississippi, PO-90890982 United Kingdom

Il n'est possible de remplacer que les informations de la première adresse. S'il y a plus d'une adresse, il n'est pas possible de mettre à jour les adresses supplémentaires.

Numéro de téléphone, adresses e-mail, adresses URL

2. Comment importer un fichier pour mettre à jour les informations ?

2.1. Ouvrez la section que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur Importer.

2.2. Sélectionnez votre type de fichier .csv ou xlsx.

2.3. Cliquez sur Paramètres supplémentaires > cochez Mettre à jour les données existantes > sélectionnez la valeur correspondante dans le menu déroulant.

2.4. Faites correspondre les valeurs du fichier aux valeurs dans Teamgate.

2.5. Cliquez sur Importer pour terminer.

Pour en savoir plus sur l'importation de données, il est recommandé de regarder ce court tutoriel vidéo :