Teamgate CRM vous permet d'importer votre base de données client en utilisant les formats de fichier XLSX et CSV. L'importation sera fluide et les données apparaîtront correctement si le fichier d'importation est préparé conformément aux instructions et directives suivantes. De plus, nous vous recommandons d'utiliser les fichiers de modèle d'exemple qui se trouvent à la fin de l'article.

Colonnes et lignes.

XLSX pratique CSV les fichiers sont structurés en lignes et colonnes. La colonne représente un champ dans Teamgate CRM. La cellule contient les informations qui doivent apparaître dans le champ particulier, par ex. : Adresse e-mail. Chaque ligne contient les informations d'un client différent. En termes simples, une colonne pour un champ et une ligne pour les détails d'un seul contact.

• CSV (Valeurs séparées par des virgules, 50 000 lignes peuvent être téléchargées)

• XLSX (Format Excel plus récent, 150 000 divisé par le nombre de colonnes)

• L'encodage du fichier doit être UTF-8.

Exemple : Votre fichier XLSX contient 25 colonnes. Pour savoir combien de lignes seront importées, utilisez la formule : 150 000 : 25 = 6 000. Vous pouvez télécharger 6 000 lignes vers Teamgate.

Comment préparer le fichier ?

D'abord, décidez quelles informations vous allez importer :

1. Prospects liste ;

2. Liste des personnes ;

3. Liste des entreprises ;

4. Liste des personnes et entreprises .

L'entreprise peut avoir des personnes associées (Employés qui travaillent pour l'entreprise). Afin de maintenir cette connexion dans Teamgate, vous devez avoir à la fois les informations sur les entreprises et les personnes dans un seul fichier. De plus, vous pouvez importer les listes de prospects, de personnes et d'entreprises séparément. Ce faisant, les contacts ne seront pas connectés les uns aux autres.

Si vous souhaitez importer les listes d'entreprises et de personnes à la fois afin que les contacts soient liés, vous devez entrer à la fois les détails de l'entreprise et de la personne dans une ligne. Lors de l'importation du fichier, vous mapperez les champs de personne et d'entreprise aux champs de Teamgate. Si l'entreprise a plus d'une personne associée, vous devez ajouter autant de lignes qu'il y a de personnes associées et répéter le titre de l'entreprise et entrer les détails de la personne. Vous n'avez pas besoin de répéter les informations sur l'entreprise.

Si vous importez une liste de prospects, vous pouvez ajouter les données d'entreprise et de personne dans un seul fichier. Cependant, vous ne verrez pas les détails de l'entreprise (sauf le titre) jusqu'à ce que vous convertir le prospect. La liste des prospects contient uniquement les informations de la personne.

Teamgate prend en charge les champs de données standard suivants (colonnes) :

Le seul champ obligatoire est Prospect, le nom de l'entreprise ou de la personne / Titre. Tous les autres champs sont facultatifs.

• Nom de la personne/prospect. (Champ obligatoire) Le nom et le prénom de la personne doivent être entrés dans une seule cellule.

• Titre de l'entreprise. (Champ obligatoire si vous importez une liste d'entreprises).

• Date de naissance.

• Code de l'entreprise.

• Propriétaire (Responsable du client). Si vous décidez de laisser cette colonne vide, par défaut, le propriétaire du contact sera l'utilisateur qui effectue l'importation du fichier.

• Statut du client. Les prospects peuvent avoir des statuts personnalisés. Pour importer le statut du prospect, créez une colonne séparée et listez tous les statuts possibles. De plus, les statuts peuvent être créés avant l'importation du fichier. Si vous n'importez pas de champs de statut, par défaut, tous les prospects importés se verront attribuer le statut « Nouveau ». Les personnes et les entreprises ont deux statuts différents : statuts personnalisés « Statut client » et « Statut prospect ». Ces champs ne peuvent pas être personnalisés. Les statuts « Client » et « Prospect » doivent être remplis dans des colonnes séparées. Vous ne pouvez importer que les statuts qui existent dans le système. Si vous n'assignez pas le statut pendant l'importation du fichier, toutes les personnes et entreprises nouvellement importées auront un statut « Non-client » et « Non-prospect ».

• Titre du poste.

• Code TVA.

• Secteur d'activité. Teamgate CRM propose une liste d'exemples de secteurs d'activité, mais il est possible que vous utilisiez des secteurs d'activité différents ou nommés différemment. Si c'est le cas, vous devez lister tous les secteurs d'activité possibles dans une colonne séparée. Après l'importation du fichier, toutes les valeurs seront créées et assignées au contact automatiquement. De plus, vous pouvez créer des secteurs d'activité supplémentaires avant l'importation du fichier.

• Source. Teamgate CRM propose la liste d'exemples de sources. Si vous avez besoin de plus de valeurs, vous devez lister toutes les sources possibles dans une colonne séparée. Après l'importation du fichier, toutes les valeurs seront créées et assignées au contact automatiquement. De plus, vous pouvez créer des sources supplémentaires avant l'importation du fichier.

• Numéro d'identification personnelle.

• Email (Professionnel, personnel, service). Vous pouvez ajouter autant d'adresses e-mail que nécessaire. Toutes les adresses e-mail doivent être entrées dans des colonnes séparées.

• Numéro de téléphone(Professionnel, mobile, fax, domicile). Les numéros de téléphone doivent être téléchargés avec un code pays (+1-855-731-6651). Cela permettra d'effectuer des appels à partir du CRM. Vous pouvez ajouter autant de numéros de téléphone que nécessaire. Tous les numéros doivent être entrés dans des colonnes séparées.

• URL et sites de médias sociaux (Site Web, Twitter, Blog, Facebook, LinkedIn, URL supplémentaires, Skype).

• Adresse (adresse, ville, code postal, pays). La ville, le code postal, le pays et l'adresse doivent être dans des champs séparés. De plus, si vous souhaitez que l'adresse s'affiche sur la carte vous devez importer la longitude et la latitude avec l'adresse. Le format doit être en degrés décimaux (DD) : 41.40338, -2.17403. Pour les longitudes et latitudes des adresses, nous vous recommandons d'utiliser l'outil suivant https://csv2geo.com/. La carte ne reconnaît pas les coordonnées sans longitude et latitude en masse.

• Balises pratique Champs personnalisés.

Les champs par défaut proposés par Teamgate ne sont évidemment peut-être pas suffisants pour conserver toutes les informations nécessaires. Pour importer d'autres données, vous pouvez choisir de créer soit une étiquette, soit différents types de champs personnalisés. Les principales différences entre une étiquette et des champs personnalisés sont qu'une étiquette peut être assignée aux contacts dans une action en masse et que les contacts peuvent être filtrés par l'étiquette. Un contact peut avoir autant d'étiquettes assignées que nécessaire. Si vous décidez de créer une étiquette, énumérez-les simplement dans une colonne séparée. Si un contact doit avoir plus d'une étiquette, séparez-les par une virgule. Après l'importation du fichier, les étiquettes seront créées et assignées au contact automatiquement. De plus, vous pouvez créer les étiquettes avant l'importation du fichier.

Comparés à une étiquette, les champs personnalisés peuvent être de différents types, mais ne peuvent pas être assignés à plusieurs contacts à la fois. Aussi, seulement quelques types de champs peuvent être ajoutés au filtre : « sélection multiple », « sélection standard » et « date ». Les champs personnalisés peuvent également être ajoutés à une liste principale de prospects, de personnes ou d'entreprises. Les champs personnalisés peuvent être créés lors de l'importation du fichier ou avant l'importation du fichier. Si vous avez créé un champ personnalisé à sélection multiple et que le contact a plus d'une valeur qui lui est assignée, entrez toutes les options possibles dans une cellule et séparez-les par une virgule.

Conseils.

• Si votre fichier contient plus de colonnes que vous avez besoin d'importer, vous n'avez pas besoin de les supprimer. Vous pourrez choisir de ne pas les importer lors de l'importation du fichier.

• Assurez-vous que votre fichier est bien organisé et ne contient aucune ligne vide.

• Assurez-vous que tous les contacts sont uniques pour éviter les doublons. La durée de la vérification des doublons dépend de la taille du fichier. Le système vérifie 500 contacts toutes les 2 minutes.

• S'il y a plus d'une page dans votre fichier d'importation, le système tentera de lire les données de la première page uniquement.

• Pour distinguer les données récemment importées des données importées précédemment, créez une étiquette.