1. Qu'est-ce que les Champs personnalisés ?
Lors du traitement des contacts froids, lorsque vous êtes encore en train de clarifier les besoins du client, Teamgate vous propose d'entrer toutes les informations nécessaires qui pourraient vous être utiles pour travailler avec ces enregistrements. Tout devrait être à portée de main, mais parfois, il manque simplement la possibilité d'enregistrer une description supplémentaire, de conserver des informations spécifiques avec le contact froid, pour ne pas oublier ou de remplir un mini-questionnaire lors du premier appel.
Teamgate propose une excellente solution – Champs personnalisés. Les champs personnalisés sont la possibilité de créer un champ de n'importe quel type pour un contact froid, que vous pouviez remplir et modifier librement. De plus, les champs personnalisés vous permettront d'avoir plusieurs options de filtrage selon vos critères souhaités.
2. Comment ajouter un champ personnalisé ?
Pour ajouter des champs personnalisés, suivez ces étapes :
2.1. Connectez-vous à votre compte Teamgate
2.2. Accédez à Paramètres > Personnaliser le système > Champs personnalisés
2.3. Sélectionnez où vous souhaitez voir le champ personnalisé : Contacts froids.
2.4. Cliquez sur « Sélectionner le type de champ à créer »
2.5. Sélectionnez l'un des types de champs. Teamgate propose les types de champs suivants :
– Texte. Le champ de type texte est destiné aux entrées jusqu'à 255 caractères. Exemples d'utilisation : marque, commentaire, compte de facturation, etc.
– Nombres. Le champ « Nombres » est destiné aux nombres entiers. Exemples d'utilisation : âge, nombre d'employés, pointure, etc.
– Devises. Le champ de type devise est destiné aux montants dans la devise par défaut de l'entreprise. Exemples d'utilisation : chiffre d'affaires, prix, dette, etc.
– Date. Le champ de type date est destiné à stocker la date souhaitée au format standard. Exemples d'utilisation : première visite, date d'expiration, dernier contact, etc.
– Une option. Les champs « Une option » sont destinés aux valeurs où l'enregistrement peut en avoir une. Exemples d'utilisation : langues étrangères, services fournis, pays de collaboration, etc. Ce champ peut avoir un filtrage supplémentaire.
– Plusieurs options. Les champs « Plusieurs options » sont destinés aux valeurs où l'enregistrement peut correspondre à plusieurs critères à la fois. Exemples d'utilisation : langues étrangères, services fournis, pays de collaboration, etc. Ce champ peut avoir un filtrage supplémentaire. Texte long Le champ de type texte long est destiné à stocker des entrées jusqu'à 6000 caractères. Exemples d'utilisation : Description, commentaire, notes, etc.
- Après avoir sélectionné « Plusieurs options » ou « Une option » – attribuez des valeurs au champ, parmi lesquelles vous souhaitez choisir. Par exemple, si votre champ s'appelle « Pays d'exportation », entrez les pays dans les options. Vous pouvez toujours les modifier et en ajouter d'autres.
- Enregistrez.
3. Paramètres de conversion des champs personnalisés des contacts froids
Si vous créez des champs personnalisés pour les contacts froids, dans cette section des paramètres Teamgate, vous pouvez spécifier quels champs personnalisés de vos contacts froids lors de la conversion seront transférés aux champs personnalisés des ventes, entreprises et contacts.
- Pour chaque champ personnalisé de contact froid, sélectionnez l'équivalent dans les listes de champs personnalisés des Entreprises, Contacts et Ventes.
- Si vous souhaitez créer un nouveau champ personnalisé pour le transfert de données, retournez à la section Paramètres des Champs personnalisés, sélectionnez le module requis et cliquez sur "Créer un nouveau champ".
- Une fois toutes les modifications nécessaires effectuées, n'oubliez pas d'enregistrer.
4. Comment attribuer des valeurs de champs personnalisés à un contact froid ?
Après la création de champs personnalisés, leurs valeurs seront visibles sur le côté gauche de la fiche de contact froid.
Ces champs peuvent également être remplis.
En créant un contact froid, vous pouvez ajouter des champs personnalisés en cliquant sur « Ajouter un champ » et en sélectionnant la valeur souhaitée dans la liste.
5. Comment modifier les paramètres du champ personnalisé ?
Pour modifier un champ personnalisé ou ses valeurs, procédez comme suit :
5.1. Accédez à Paramètres > Personnaliser le système > Champs personnalisés
5.2. Sélectionnez le champ que vous modifierez et cliquez sur son nom
5.3. Dans la fenêtre de création et modification de champ qui s'ouvre, vous pouvez modifier le nom du champ ou, en cliquant sur le bouton de modification, modifier la valeur du champ
5.4. Enregistrez.
6. Comment configurer pour que je sois le seul à voir le champ supplémentaire ?
Certains champs supplémentaires ne sont pas nécessairement pertinents pour vos collègues. Peut-être qu'ils les gênent simplement, peut-être qu'ils contiennent des informations confidentielles que vous ne souhaiteriez pas révéler à tous les employés de l'entreprise.
Il existe une excellente solution qui vous permet de configurer les champs supplémentaires pour qu'ils ne soient visibles que pour vous, ou pour vous et les collègues sélectionnés. Suivez ces étapes :
6.1. Accédez à Paramètres > Personnaliser le système > Champs personnalisés
6.2. Cliquez sur le champ que vous modifierez
6.3. À côté du point « Le champ est visible pour », sélectionnez les collègues qui verront le champ.
6.4. Enregistrez.
Après l'enregistrement, les collègues qui voyaient le champ ne le verront plus. Et pour ajouter des collègues supplémentaires à ceux qui voient le champ, il suffit de suivre à nouveau toutes les étapes.
7. Comment filtrer les enregistrements selon les champs supplémentaires ?
Le module des contacts froids dispose d'un filtre très puissant. Il fonctionne très bien aussi avec les champs personnalisés, si vous le souhaitez, vous pouvez les filtrer.
Si vous avez attribué une valeur à un contact froid et que ces valeurs de champs personnalisés sont du type « Plusieurs options » ou « Une option » – vous pouvez les ajouter au filtre.
1. Créez des champs personnalisés et attribuez-leur des valeurs sélectionnables.
2. Attribuez des valeurs aux contacts froids.
3. Activez le filtrage des champs personnalisés dans les paramètres en cliquant sur la bulle rouge à côté de l'option « filtrage ».
Remarque : Vous pouvez ajouter trois valeurs de champs personnalisés au filtre.
4. Lorsque l'option de filtrage est activée, vous pouvez cliquer sur « Filtre » et sélectionner une valeur de champ personnalisé selon laquelle vous filtrerez. Après avoir cliqué sur le bouton « appliquer », seuls les enregistrements correspondant aux critères seront affichés.
Lors du filtrage des champs personnalisés, combinez-les avec d'autres options – le filtre est assez puissant pour trouver exactement ce dont vous avez besoin !
