Comment prévoyez-vous de maximiser votre productivité ? Quel que soit votre secteur d'activité, vous chercheriez certainement à tirer le meilleur parti des ressources à votre disposition. Et l'une des meilleures façons de le faire est d'avoir des rapports et des résumés à votre disposition.
Mais comment les rapports et résumés peuvent-ils vous aider ?
Chaque jour compte en affaires. La façon dont vous planifiez votre journée et la façon dont vous l'exécutez déterminent finalement votre succès à long terme.
Et c'est là que les rapports et résumés vous aident, car vous pouvez voir tout ce que vous devez faire chaque jour au même endroit.
D'une part, vous devriez tenir un registre périodique des progrès réalisés dans vos objectifs commerciaux. Les rapports sont un excellent moyen de le faire. Sachez comment les progrès quotidiens ont été. Notez les développements récents. Suivez la progression des employés. Vérifiez que vous êtes toujours aligné sur vos objectifs globaux.
Les résumés, en revanche, vous aident à connaître les tâches à accomplir pour la journée. Vous pouvez vous tenir à jour en permanence et améliorer votre gestion du temps.
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Comment pouvez-vous utiliser les résumés et les rapports pour obtenir les meilleurs résultats ?
Voici comment vous pouvez utiliser les résumés pour en faire plus avec votre temps.
- Connaître les ventes que vous allez réaliser
Les équipes Ventes et Marketing peuvent utiliser des résumés et des rapports pour suivre les ventes qu'elles font au fil du temps. Chaque jour, un nouvel objectif peut être défini. Renseignez-vous pour savoir si Facebook et d'autres sites de médias sociaux sont rentables pour vous. Vérifiez si vous convertissez les clients potentiels en vrais clients. Et passez en revue vos marges de trésorerie et de bénéfices quotidiennement. Des outils comme Baremetrics, une plateforme d'analytique d'abonnement et de récupération de revenus avec intégrations natives sur Stripe, Braintree, Recurly, Apple App Store, Google Play et plus encore, peuvent vous aider à suivre ces métriques systématiquement.
Les rapports et résumés peuvent vous aider à savoir :
- Si les marges de vente augmentent
- Si vos campagnes marketing produisent les résultats dont vous avez besoin
- Vérifiez les tâches quotidiennes que vous devez accomplir en ce qui concerne la réalisation de vos objectifs marketing
- Vérifiez le public
La bonne stratégie vous aidera également à savoir si vous construisez la fidélité des clients et améliorez l'image de marque au fil du temps. Vous serez en mesure de mieux comprendre votre public. Cela inclut la capacité à comprendre le comportement général des clients. Par exemple, si vous possédez un restaurant, vous pouvez utiliser des résumés et des rapports pour comprendre ce qui suit.
- Quel est l'âge typique des clients qui visitent normalement votre restaurant ?
- Vos clients ont-ils une préférence particulière pour quelque chose ou partagent-ils un intérêt commun ?
- Quel est l'article alimentaire le plus populaire ?
Vous pouvez ensuite créer des résumés chaque jour pour vérifier que vous obtenez les rapports dont vous avez besoin. Par exemple, vous pourriez vouloir savoir si vos clients aiment le chocolat davantage – et si c'est le cas, vous pourriez vouloir introduire de nouveaux plats au chocolat.
- Soyez clair quant aux exigences
Soyez clair sur ce que vous attendez de vos résumés et rapports. Tout dépend du rôle que vous occupez au sein de l'organisation. Le résumé et le rapport d'un PDG seront différents de ceux d'une personne de l'équipe marketing et vente. Par exemple, en tant que PDG, vous pourriez vouloir des résumés contenant des éléments comme ce qui suit.
- Comment l'équipe marketing et vente progresse-t-elle ?
- À quelles réunions devez-vous participer ce jour-là et quelles sont vos attentes à ce sujet ?
- Quels sont les problèmes communs des employés que vous devez résoudre ?
- Des mesures qui vous aideront à gérer les points de contact avec les clients.
- Surmontez la surcharge de travail
Les résumés et les rapports peuvent vous aider à surmonter facilement la surcharge de travail. Vous n'auriez pas à craindre de manquer des délais, et vous seriez en mesure de comprendre facilement les points faibles de l'entreprise. Vous serez également en mesure de rester concentré et organisé.
Lors de la rédaction de résumés, conservez des pointeurs pour maintenir une liste de tâches que vous pouvez utiliser facilement. Lors de la rédaction de vos rapports en fin de journée, vous pouvez également avoir des pointeurs afin de pouvoir les comparer aux rapports du jour suivant.
- Attribuer les priorités
Parfois, vous ne serez pas en mesure de faire tout ce que vous avez écrit dans les résumés. Il est donc bon de hiérarchiser et d'écrire selon les choses les plus urgentes. Vous pouvez également écrire « A » pour la tâche plus importante et « F » pour celle qui est moins importante.
Vous pouvez accomplir toutes les tâches nécessaires, et vous ne seriez pas stressé par le grand nombre de travaux avec lesquels vous devez traiter.
Pourquoi la gestion du temps est-elle si importante en affaires ?
La gestion du temps aide les entreprises à devancer la concurrence. Vous serez en mesure de faire plus et d'obtenir les meilleurs résultats en créant les bons résumés et rapports.
Si vous avez beaucoup de tâches à faire le jour suivant, ce que vous pouvez comprendre à partir de vos rapports, changez la tâche quand vous commencez à vous ennuyer. Tenez-en compte lors de la création du résumé le jour suivant.
Pour gérer efficacement le temps, fixez-vous un objectif réalisable. Ne fixez pas un objectif déraisonnable qui réduirait votre confiance. Quel que soit le type de travail, planifiez le résumé de chaque jour selon vos priorités. La création d'un calendrier réduira également les délais de dernière minute.
L'étape suivante serait de hiérarchiser vos tâches avec les résumés. Les tâches sans importance comme discuter sur les sites de réseautage social consomment une grande partie de votre journée. La recherche montre que le fait de changer le jeu de couleurs en noir et blanc rendrait les sites ennuyeux et vous désintéresserait de les utiliser.
L'évaluation est également un aspect important de la gestion du temps. Utilisez les résumés pour tenir un compte de la façon dont vous dépensez votre temps. Connaître les estimations de temps pour chaque travail vous aidera à planifier de manière plus efficace.
Avant d'évaluer les rapports du jour, prenez une courte pause à intervalles réguliers de la tâche, car cela vous aidera à retrouver la concentration et à vous assurer que vous ne commettez pas d'erreurs.
Pour toute entreprise, la capacité à gérer le temps avec une efficacité inégalée peut aider à produire du travail de qualité en bon temps. Et les résumés et les rapports peuvent rendre le processus beaucoup plus efficace.
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En octobre (2016) Teamgate introduira sa nouvelle fonctionnalité de création de résumé – « Morning Muffin ». Avec Morning Muffin, vous pouvez choisir de recevoir un e-mail matinal avec les mises à jour les plus importantes du dernier jour :
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Les utilisateurs pourront activer « Morning Muffin » dans la barre des paramètres de leur compte Teamgate. Tous les mises à jour quotidiennes ou seulement quelques-unes peuvent être sélectionnées. Le début de la journée est supposé être productif !
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